Espoo 50 v. strategiapelin inspiraationa – Seppo

Espoon kaupungin strategiaa työstettiin Espoon 50-vuotissyntymäpäiviä juhlistavassa pelissä

Minkä kulkupelin 50-vuotias Espoo voisi viidenkympinvillityksissään hankkia? Entä mitä Espoo kertoisi itsestään deitti-ilmoituksessa? Muun muassa näitä kysymyksiä pohdittiin Espoon uutta strategiaa eli Espoo-tarinaa käytännöllistävässä Seppo-pelissä Elinkeino ja työllisyys -tulosyksikön henkilöstöpäivässä.

Espoo juhli 50-vuotissyntymäpäivivään virallisena kaupunkina vuonna 2022. Edellisinä vuosina Espoon kaupungilla oli tehty myös strategiauudistus, jonka käytäntöön vieminen eri yksiköissä osui samaan vuoteen juhlavuoden kanssa.

Samaan aikaan kaupungin Elinkeino ja työllisyys -tulosyksikössä elettiin muutostilanteessa, jossa valtion työntekijöitä nk. työllisyyskokeilun ajan työskentelee rinnakkain kaupungin työntekijöiden kanssa kaupungin palveluissa osana valtakunnallista muutosta.

Elinkeino- ja työllisyysyksikössä tiedostettiin, että uuden strategian työstäminen olisi haastavaa kiireisessä, muutoksen täyttämässä arjessa. Prosessiin haluttiinkin jokin uudenlainen tapa sitouttaa henkilöstöä uuden strategian käytännöllistämiseen ja työstöön.

Pelillistäminen osoittautui uudeksi ja ketteräksi tavaksi sitouttaa henkilöstöä strategiaan

Espoon kaupungin Elinkeino ja työllisyys -tulosyksikön henkilöstö oli jo aiemmin osallistunut strategiaprosessiin kyselyiden kautta, mutta tiiviimmälle strategian käytännöllistämistyölle oli vielä tilausta.

Yksikössä alettiinkin harkita pelillistämistä yhtenä vaihtoehtona. Koettiin, että pelillä voitaisiin työstää kaupungin ja yksikön tarinaa eli strategiaa; mitä sanat siinä oikeasti tarkoittavat ja miten niitä voi tulkita.

”Olimme heti alusta lähtien avoimin mielin liikkeellä. Halusimme jotain uutta, suurelle joukolle sopivaa ja kustannustehokkaan työkalun. Työpajat ja vastaavanlaiset ovat melko työaikaintensiivisiä. Halusimmekin löytää jonkin kivan, ketterän tavan työstää Espoon uutta tarinaa hektisen arjen lomassa,” kertoo erityissuunnittelija Annika Forstén Espoon kaupungin Elinkeino ja työllisyys -tulosyksiköstä.

Strategiatyöhön ilon kautta

Alkuperäinen idea Sepposta tuli yksikön eräältä työntekijältä, jolle Seppo oli tuttu edellisestä työpaikasta. Kun ajankohtaan osui vielä Espoon kaupungin 50-vuotissyntymäpäivät, yksikössä ajateltiin teeman sopivan peliin hyvin.

”Halusimme lähestyä aihetta ilon kautta, ja synttärit olivat sopiva, hauska juttu. Yksikössämme oli tilanne, jossa joukkoon oli tullut monia uusia kaupungille siirtyneitä työntekijöitä. Niille, joille Espoo oli uusi työnantaja, peli toimi kivana siltana, jonka avulla saatiin niin itse Espoo-tarinaa kuin yksikön tapaa toteuttaa tarinaa esiteltyä ja syvennettyä,” kuvailee Forstén.

Peli toteutettiin lopulta ripeässä aikataulussa avaimet käteen -mallilla, jossa Seppo.io toimitti valmiin, yksikön kanssa yhdessä suunnitellun pelin. Peli esiteltiin yksikön vapaamuotoisilla henkilöstöpäivillä, jossa ohjelma rakentui niin kevyemmän kuin virallisemman ohjelman ympärille.

Välitöntä dialogia ylimmän johdon ja työntekijöiden välillä

Valmiissa Espoon pelissä pelaajat kulkivat matkaa Espoon kaupungin 50-vuotissyntymäpäiville. Tehtävissä mietittiin, minkälainen kumppani Elinkeino ja työllisyys -yksikkö on muille organisaatioille ja asiakkaille, mitä Espoo-tarinan arvot tarkoittavat yksikön arjessa ja mitä vahvuuksia yksiköllä on.
Tehtäviin sisältyi niin Espoo-tarina-tietämystä vaativia kysymyksiä kuin omaa luovuutta ja sisällöntuottoa vaativia tehtäviä.
Pelin materiaaleissa vilahtivat ja kuuluivat myös yksikön esihenkilöt, jotka olivat omalla panoksellaan osallistuneet materiaalien tekoon mm. videoin ja ääniviestein.
Esihenkilöt olivat mukana myös henkilöstöpäivässä osana interaktiivista palautteenantoa. Seppo-peleissä esitettäviin kysymyksiin voi luoda ennalta laaditut vastaukset, jotka näkyvät pelaajille tehtävien suoritusten jälkeen.
Peliin on myös mahdollista ottaa mukaan interaktiivinen palautteen anto, jossa pelaajien vastauksiin kommentoidaan ja reagoidaan reaaliajassa. Tätä ominaisuutta käytettiin hyväksy myös Espoon pelissä.
Yksikön esimiehet reagoivat pelaajien vastauksiin saman tien ja antoivat palautetta vastauksista.

Forstén vahvistaa, että tämäntyyppinen elementti oli toimiva osa peliä yhteisöllisyyden ja dialogin luomiseen.

”Johto sai myös havainnoitua vastauksista asioita, jotka esiintyivät useammassakin palautteessa. Lisäksi he poimivat erityisen hyviä vastauksia tarkempaan käsittelyyn myöhemmässä vaiheessa,” Forstén jatkaa.

Deitti-ilmoitus taipui yhteenvedoksi toiminnan kehittämisestä

Elinkeino ja työllisyys -tulosyksikkö on hyödyntänyt Seppo-pelissä nousseita teemoja ja vastauksia myös teemapäivän jälkeen eri yhteyksissä.

Heti päivän jälkeen oli yksikön henkilökunnan Teams-aamukahvit, jossa käytiin läpi pelistä annettuja palautteita ja mitä niistä nousi esille. Aamukahveilla näytettiin myös pelin aikana otettuja ja lähetettyjä kuvia sekä palauteltiin mieliin päivää.

”Pelissä nousseita aiheista on laadittu yksikössä hyödynnettäviä PowerPoint-materiaaleja. Esimerkiksi yhdestä pelin osa-alueesta, jossa Espoon kaupungista piti tehdä deitti-ilmoitus eli kuvailla, millainen Espoo on kumppanina, on tehty yhteenveto toiminnan kehittämiseksi. Myös arvoja kartoittavasta tehtävästä on tehty jälkeenpäin yhteenveto. Kaikki tämä on syötetty materiaaliin, jonka avulla tehdään yksikön tarina tutuksi,” kertoo Forstén.

Seppo-peli ja olympialaiset päivän suosikkiohjelmanumerot

Elinkeino ja työllisyys -tulosyksikkö toteutti henkilöstöpäivän jälkeen osallistujille palautekyselyn, jossa vastattiin sekä pisteytettäviin kysymyksiin että avoimiin kysymyksiin.

Seppo-peli ja päivän aikana järjestetyt leikkimieliset olympialaiset nousivat osallistujien suosikeiksi. Niitä kiiteltiin avoimissa kysymyksissä, ja lisäksi ne saivat parhaat pisteet pisteytyskysymyksissä.

”Voimme ehdottomasti suositella peliä vastaavanlaiseen strategiatyöhön. Olemmekin jo kertoneen pelistä sisäisesti parille muulle kaupungin yksikölle. Pelin tekeminen oli hyvin ketterä prosessi, ja kaikki sujui jyvin. Saimme seppolaiset aina helposti kiinni, ja he vastasivat meille nopeasti. Kaikki meni oikein kätevästi,” summaa Forstén.