Onboarding van medewerkers: hoe doe je dat goed?

Auteur: Katerina Eskelinen, Seppo's Sales Manager

Stel je eens een situatie voor waarin je bedrijf meerdere nieuwe medewerkers tegelijk in dienst neemt, en de volgende stap is het onboardingproces. Je hebt een gids gereserveerd om de nieuwe medewerkers te helpen maar er is geen tijd meer voor een diepgaande onboarding voordat de nieuwe medewerkers aan de slag moeten. De onboarding is niet voltooid...

Het is een voorbeeldsituatie maar toch zeer herkenbaar voor veel bedrijven. Het onboardingproces van werknemers is gehaast of niet aanwezig.

Slechte onboarding of het totale gebrek daaraan kan in het ergste geval de veiligheid op de werkvloer in gevaar brengen of het personeel wegjagen. Het werk gaat niet goed, er worden veel fouten gemaakt, het stressniveau stijgt en niemand heeft plezier. Slecht geïmplementeerde onboarding verhoogt de werknemerstevredenheid niet, wat de reputatie van het bedrijf als werkgever zou kunnen schaden.

Een goede recruitment-ervaring kan worden verpest door een slechte of onvolledige onboarding. Het kan voor een bedrijf erg kostbaar worden als de wervingsuren worden verspild en de nieuwe medewerker ontslag neemt. Hoe duur dit proces wordt, hangt van veel dingen af. De kosten kunnen vele malen hoger zijn dan de directe kosten van werving.

Waarom is onboarding van medewerkers zo belangrijk?

Velen van ons weten hoe spannend de eerste dagen en weken zijn bij het starten van een nieuwe baan. Je voelt kriebels in je buik en alles is gloednieuw. In het begin zal er veel informatie zijn om te verwerken en veel nieuwe dingen om te leren. Om ervoor te zorgen dat de nieuwe medewerker zo gemakkelijk en vlekkeloos mogelijk aan een nieuwe baan begint, is het de moeite waard voor het bedrijf om tijd te investeren in het plannen van een goed voorbereid onboardingproces. Een goed geplande onboarding helpt je om voorbereid te zijn op uitdagingen en biedt tegelijkertijd veel voordelen voor je nieuwe medewerkers en je bedrijf.

Een bedrijf heeft baat bij een goed doordachte en efficiënte onboarding:

  • De werknemer krijgt de informatie en begeleiding die nodig is om goed te presteren op het werk

  • Een goed doordachte en efficiënte onboarding heeft een positieve invloed op de sfeer op het werk

  • De veiligheid op de werkvloer neemt toe

  • De werknemer weet hoe hij of zij moet handelen in verschillende situaties waarmee hij of zij op het werk wordt geconfronteerd

  • Nieuwe werknemers raken vertrouwd met de bedrijfscultuur en passen zich daardoor sneller aan

  • Betrokkenheid bij de nieuwe medewerker vanaf het begin is een goede basis voor de toekomst

  • Een goed doordachte en efficiënte onboarding laat zien dat je om de werknemers geeft en ze wilt ondersteunen in hun werk

  • Een dergelijke onboarding heeft een positieve impact op je merk als werkgever

Het inwerken van werknemers is de verantwoordelijkheid van de werkgever en een vereiste voor de Arbowet. Zo moet de medewerker weten hoe hij of zij de machines veilig kan gebruiken. Een goede onboarding is het recht van elke werknemer, ookal is het een kortdurend dienstverband, zoals een vakantiebaantje.

Onboarding van medewerkers is vooral belangrijk voor jonge mensen die de eerste stappen in hun loopbaan zetten. Wanneer een jongere een goede, positieve ervaring heeft met zijn of haar eerste vakantiebaan of stage, geeft dat een goede start en kan dit een zeer bemoedigende ervaring zijn die het gevoel versterkt dat hij of zij op de goede weg is.

Onboarding speelt hierbij een grote rol. Het wervingsproces, de eerste werkdagen en werkweek en de onboarding bepalen welke indruk de jonge werknemer krijgt van je bedrijf, de branche en het werkleven in het algemeen. Elke ervaring is van belang, of deze nu goed is of slecht.

Het belang van succesvolle onboarding van medewerkers wordt benadrukt bij het werken op afstand. Vooral voor die externe werknemers die nooit fysiek aanwezig zijn bij hun nieuwe werkgever. De drempel om hulp te vragen is hoog, zeker voor een nieuwe medewerker. Daarom is het belangrijk dat ze de juiste kanalen gebruiken wanneer ze hulp nodig hebben.

Hoe ziet een succesvolle onboarding van werknemers eruit?

Elk bedrijf zou zijn eigen onboardingsplan voor werknemers moeten hebben. Zeker als je op afstand werkt is een onboardingsplan noodzakelijk en houdt het bij hoe de introductie verloopt. Een plan voor onboarding opzich is geen garantie voor een succesvolle oriëntatie-ervaring. Soms bevat het plan verouderde informatie of zaken die om de een of andere reden niet kunnen worden uitgevoerd. Het plan moet dus voortdurend worden geëvalueerd en bijgewerkt.

Als dit lukt, zal het onboardingproces ervoor zorgen dat de werknemer zich welkom voelt. De eerste indruk is belangrijk en een succesvolle onboarding is de kers op de taart van het algehele wervingsproces. Een onboardingsplan toont de nieuwe werknemer dat je hem of haar waardeert en zorgt voor een goed begin van jullie traject. Zorgen dat alle contracten en gebruikersaccounts klaar zijn, het inrichten van de werkplek en communicatie met de nieuwe werknemer voordat hij of zij begint met het werk vormen een goede basis die er hopelijk voor zorgt dat de werknemer langere tijd bij het bedrijf blijft.

Een goede onboarding van medewerkers helpt je bedrijf zich te onderscheiden van de rest

De werkgever kan een onvergetelijke en positieve ervaring voor de werknemer creëren door een motiverende en boeiende onboarding te bieden. De oriëntatieperiode moet altijd worden gezien als een kans om de nieuwe medewerker klaar te stomen voor succes. Een bedrijf kan zich onderscheiden van de concurrent door simpelweg te investeren in goede onboarding.

Zo kreeg Erika Leino een goede onboarding bij haar nieuwe baan bij de Jeugdacademie. De kennismaking met de nieuwe baan was verfrissend omdat deze zo afweek van haar eerdere ervaringen.

Maar waarom was deze onboarding-ervaring zo anders?

Een deel van de onboarding was omgetoverd in een game, met dank aan het Seppo-platform.

Direct in het begin van haar dienstverband mocht Erika Seppo-spellen spelen. De Jeugdacademie had Seppo gebruikt om games te maken voor het onboardingproces. Zo werd het leren kennen van een nieuwe baan een leuk en boeiend spel: iets nieuws.

"Ik heb de pincodes voor de spellen gekregen en ik mocht ze zoveel spelen als ik wilde. Het was heel fijn om dingen in mijn eigen tempo te kunnen doen. Het was vrijer en relaxed. Dit was mijn eerste ervaring met een game-gebaseerde, mobiele onboarding", zegt Erika.

Op veel werkplekken wordt voor onboarding gezorgd door mensen direct aan het werk te zetten en worden nieuwe medewerkers gaandeweg onderwezen. Digitale oriëntatie via een game is zeker iets nieuws en anders.

Erika's onboarding was niet alleen leuk: Seppo maakte ook deel uit van de grotere onboarding-entiteit. Deze andere vorm van onboarding en de dingen die erin aan bod kwamen, bleven beter in haar hoofd hangen. Specifiek gezien hielp Seppo met de onboarding, zodat het niet nodig was om de basis apart met de leidinggevende te bespreken.

Erika kon de taken in Seppo in haar eigen tempo voltooien. Op die manier kwam er niet teveel informatie tegelijk binnen. Het uitdagingsniveau varieerde en bij sommige taken moest je dieper nadenken, zoals bij het nadenken over doelen.

"Seppo is duidelijk, gebruiksvriendelijk en leuk. Er kwamen nieuwe taken tevoorschijn naarmate ik vooruitgang boekte in het spel", beschrijft Erika.

Onboarding met een game

Door gebruik te maken van Seppo kun je ervoor zorgen dat alle belangrijke punten en kwesties tijdens de onboarding-fase worden besproken. De instructeur kan de voortgang van de medewerker volgen en er zo voor zorgen dat alles aan bod komt. Het is mogelijk om feedback te geven aan de spelers en hen aan te sporen om door te gaan.

In de praktijk stelt Seppo nieuwe medewerkers in staat om via een spel les te krijgen. Als er meerdere vakantiemedewerkers zijn, zelfs tientallen, maakt Seppo het veel makkelijker om kennis te maken met de baan.

In dit geval wordt de eigen tijd van de instructeur niet besteed aan het individueel doornemen van zaken. Zo kan de onboarding van medewerkers tot op zekere hoogte worden geautomatiseerd en kun je tijd (en geld) besparen. Tegelijkertijd wordt er een onvergetelijke onboarding-ervaring gecreëerd voor het nieuwe personeel.

"Seppo-spellen zijn geschikt voor elke situatie, zolang je maar weet hoe je de spellen moet maken", stelt Erika voor.

De organisatie ontwerpt de game zelf en kan gebruik maken van de bestaande onboarding-materialen. Plots verandert een saaie diavoorstelling in een interactief mobiel spel. Gamification is een krachtige manier om mensen aan het denken te zetten en te activeren. Onboarding wordt een nieuwe en leuke ervaring met behulp van Seppo.

Iedereen kan een spel maken, aangezien Seppo is ontwikkeld als een gebruiksvriendelijke tool. Je fantasie is de enige limiet als het gaat om het ontwerpen van een game. Je kunt ook hulp krijgen van het Seppo-team als je hulp nodig hebt bij het ontwerpen van je eigen spel.

Een bedrijf moet in ieder geval de onboarding goed plannen. Een bedrijf moet een onboardingproces hebben dat werkt voor het bedrijf en aansluit op de behoeften. Seppo is een geweldig hulpmiddel voor dit alles, omdat het volledig aan je eigen behoeften kan worden aangepast.

"Dit is een innovatieve manier van onboarden. Ik raad Seppo aan iedereen aan die personeel moet onboarden", zegt Erika uit eigen ervaring.

Een bedrijf kan zich onderscheiden van de concurrentie met Seppo. Het onboarden van personeel met een game is een verrassende en nieuwe manier van onboarding.

 Onboarding van medewerkers met Seppo:

  • Makkelijk te gebruiken en duidelijk

  • Aanpasbaar aan de behoeften van elk bedrijf

  • Automatiseert delen van het onboardingproces

  • Mobiele en digitale onboarding is geschikt voor medewerkers op afstand

  • Een nieuwe en leuke manier om te leren en het bedrijf te leren kennen

  • Effectieve ondersteuning

Wil je meer weten over het gebruik van gamification voor het inwerken van je werknemers?