Muutos ei ole kaikille samanlainen
Miksi jotkin muutoshankkeet jumiutuvat viestinnästä ja koulutuksesta huolimatta? Koska ihmiset tarvitsevat muutoksen eri vaiheissa erilaista tukea. Jotta tuki osuu oikeaan, pitää ensin tunnistaa, missä vaiheessa ihmiset ovat.
Muutosjohtaminen | Simulaatiot | Strategia
Muutos ei ole kaikille samanlainen
Viime vuosina olen tavannut paljon People & Culture- ja viestintäammattilaisia, joiden työpöydällä on ollut monenlaisia organisaatiomuutoksia: uusia ERP-järjestelmiä ja toimintamalleja, arvovirtojen uudistamista tai tekoälyn käyttöönottoa.
Hankkeet ovat hyvin erilaisia, tulevat eri toimialoilta ja ovat eri vaiheissa. Siksi myös niissä mukana olevat ihmiset tarvitsevat erilaista tukea sopeutuakseen muutokseen
Osassa organisaatioita ollaan tilanteessa, jossa ihmiset tarvitsevat ennen kaikkea aikaa ja tilaa keskustella ja pohtia muutosta. Muutos ei tunnu vielä todelliselta, eikä mikään muu oikeastaan etene ennen sitä. Toisissa organisaatioissa ollaan jo pidemmällä: ihmiset ymmärtävät, mistä muutoksessa on kyse, mutta eivät ole vielä päässeet harjoittelemaan, mitä se tarkoittaa käytännössä. Joissakin organisaatioissa nämä molemmat ovat jo kunnossa, mutta johdolla ei edelleenkään ole todellista näkyvyyttä siihen, miten ihmisillä oikeasti menee.
Kolme hyvin erilaista tilannetta ja kolme erilaista tarvetta. Muutos jumiutuu usein juuri siksi, ettei omaa tilannetta tunnisteta oikein.
Tiedätkö, missä vaiheessa oma organisaatiosi on?
Vaihe 1: Ihmiset tarvitsevat tilaa muutoksesta puhumiselle
Muutoksesta kerrotaan, mutta siitä ei keskustella. Pidetään kick-off, ehkä roadshow, ja näytetään muutama dia henkilöstöinfossa. Mutta kukaan ei oikeastaan saa tilaisuutta kysyä, mitä uusi järjestelmä, toimintamalli tai työskentelytapa tarkoittaa juuri hänen työssään. Siksi muutos jää abstraktille tasolle, jolloin sitä on vaikea ymmärtää, saati sitten viedä käytäntöön.
Tässä vaiheessa ihmiset tarvitsevat ennen kaikkea ohjatun ja tarinallisen tavan pohtia yhdessä, mitä muutos tarkoittaa heille. Pelkkä muutoksesta kertominen ei riitä.
Jos tämä vaihe ohitetaan, kaikki sen jälkeen rakentuu huteralle pohjalle.
Vaihe 2: Ihmisten pitää päästä harjoittelemaan muutosta käytännössä
Joissakin organisaatioissa tämä työ on tehty onnistuneesti. Ihmiset ymmärtävät muutoksen ja saattavat jopa suhtautua siihen myönteisesti, ainakin paperilla.
Sitten vastaan tulee muutoksen todellisuus: asiakas soittaa kesken siirtymävaiheen, uusi SAP-prosessi ei taivukaan poikkeustilanteeseen tai päätös pitääkin nyt tehdä uudella tavalla. Silloin käy nopeasti ilmi, että muutoksesta on keskusteltu, mutta ihmiset eivät silti tiedä, miten pitäisi toimia.
Tässä kohtaa tekoälypohjaiset simulaatiot ovat arvokas työkalu. Niiden avulla ihmiset voivat harjoitella päätöksiä ja poikkeustilanteita ennen kuin ne tulevat oikeasti vastaan. Näin tilanteet eivät pääse yllättämään, ja ihmiset ovat valmiimpia toimimaan tosipaikan tullen.
Vaihe 3: Johdon pitää nähdä, missä tukea tarvitaan
Tässä vaiheessa keskustelut on käyty ja harjoittelu on käynnissä. Organisaation johto ei silti välttämättä osaa sanoa, ketkä pysyvät muutoksessa mukana ja ketkä ovat huomaamatta jäämässä jälkeen. Vaikka koulutuksia olisi harva se päivä, se ei vielä kerro, ovatko ihmiset valmiita viemään oppimansa käytäntöön.
On tärkeää, että johdolla on selkeä kuva siitä, miten valmiita ihmiset ovat toimimaan muutoksen eri-osa alueilla ja miten he voivat. Näin tuki voidaan kohdistaa sinne, missä sitä oikeasti tarvitaan, ennen kuin ihmiset etääntyvät tai alkavat miettiä lähtemistä.
Missä vaiheessa te olette?
Me Seppolla olemme jo vuosien ajan auttaneet organisaatioita taklaamaan ensimmäisen vaiheen pelillistämällä muutoksen ja saamalla ihmiset keskustelemaan siitä yhdessä.
Tekoälypohjaisten simulaatioiden ja ihmisten valmiudesta kertovan datan avulla voimme nyt tukea organisaatioita riippumatta siitä, missä vaiheessa ne ovat. Tarvitaanpa sitten keskustelun avaamista, muutoksessa toimimisen harjoittelua tai näkyvyyttä siihen, mihin tukea kannattaa kohdistaa, voimme auttaa.
Ei ole yhtä oikeaa tapaa, joka toimisi kaikissa muutostilanteissa. Oikeanlainen tuki riippuu täysin siitä, kuinka pitkällä muutoksessa ihmiset ovat.
Voivatko ihmiset siis pysyä jatkuvan muutoksen mukana? Ehdottomasti – mutta eri vaiheissa tarvitaan erilaista tukea.
Kyse ei siis ole siitä, että ihmisiä pitäisi vaatia muuttumaan, vaan siitä, että heidät tulisi kohdata omassa tilanteessaan ja antaa heille oikeanlaista tukea, jotta he voivat edetä muutoksen mukana.
Riku Alkio
Founder & Chief Future Learning Officer
+358 50 531 8044
riku.alkio@seppo.io