Ensimmäisen työntekijän ei pitäisi olla esihenkilön harjoituskappale

Ensimmäisen työntekijän ei pitäisi olla esihenkilön harjoituskappale

Palkka-avoimuuden lisääntyessä työntekijöillä on käytössään aiempaa enemmän tietoa oman palkkansa arvioimiseen. Se ei kuitenkaan välttämättä tee palkkakeskusteluista helpompia. Kun työntekijä kysyy, miksi hänen palkkansa on tietyn suuruinen, miksi kollega ansaitsee enemmän tai miksi palkankorotusta ei tule, esihenkilön pitäisi paitsi tuntea faktat myös pystyä perustelemaan ne ymmärrettävästi ja käymään keskustelu rakentavasti.

EU:n palkka-avoimuusdirektiivi tekee aiheesta juuri nyt erityisen ajankohtaisen. Monessa organisaatiossa valmistautuminen tarkoittaa ennen kaikkea uusien vaatimusten huomioimista sekä palkkadatan että prosessien laittamista kuntoon. Se on välttämätöntä, mutta paperilla toimiva prosessi ei vielä takaa, että esihenkilö osaa soveltaa sitä tositilanteessa.

Organisaatio voi siis olla hyvin valmistautunut palkka-avoimuuden vaatimuksiin tietämättä kuitenkaan, ovatko sen esihenkilöt valmiita toimimaan niiden mukaisesti käytännössä.

Miten palkkaero perustellaan työntekijälle? Mitä esihenkilön kannattaa sanoa, jos hänellä ei heti ole vastausta työntekijän kysymyksiin? Entä voiko tällaisiin tilanteisiin valmistautua etukäteen?

Liisa-Johanna Pesonen on toiminut Fujitsulla Head of Employee Representatives -roolissa viimeiset 13 vuotta ja ollut pitkän uransa aikana mukana lukuisissa haastavissa henkilöstötilanteissa. Hänen pöydälleen päätyvät usein tilanteet, joissa työntekijän ja esihenkilön välinen keskustelu ei ole tuonut työntekijän kaipaamaa vastausta.

Palkka-avoimuudessa Pesosen huomio kiinnittyy lakimuutosten lisäksi siihen, mitä tapahtuu niiden tullessa osaksi työpaikkojen arkea. Lisääntyvä palkkatieto voi antaa työntekijälle uusia vastauksia, mutta samalla se voi herättää myös uusia kysymyksiä, joihin esihenkilön pitäisi pystyä vastaamaan.

Palkka-avoimuus ei tarkoita, että kaikkien palkat tulevat julkisiksi

Jo termi palkka-avoimuus voi Pesosen mukaan johtaa odotuksia harhaan. Hän puhuukin itse mieluummin palkkaläpinäkyvyydestä.

“Palkka-avoimuudesta tulee helposti sellainen mielikuva, että nyt kaikkien palkat ovat sitten kaikille tiedossa. Todellisuudessa kyse ei ole yksittäisten työntekijöiden palkkojen julkaisemisesta. Työntekijä voi saada esimerkiksi omaa vertailuryhmäänsä koskevaa palkkatietoa, mutta se ei välttämättä ole sitä, mitä hän on avoimuudelta odottanut”, hän sanoo.

Työntekijä voi lähteä hakemaan yksiselitteistä vastausta siihen, onko oma palkka oikealla tasolla, mutta saada vastaukseksi esimerkiksi vertailuryhmän keskiarvon.

“Siinä voi tulla sellainen olo, että eihän tämä nyt kerro minulle mitään. Minä haluan tietää, onko minun palkkani oikeudenmukainen.”

Vertailutieto voi myös herättää enemmän kysymyksiä kuin mihin se vastaa. Jos oma palkka jää ryhmän keskiarvon alapuolelle, seuraava kysymys on helposti, mistä ero johtuu.

“Sittenhän se keskustelu lähtee siitä, että miksi minun palkkani on tätä tasoa. Miksi joku toinen saa enemmän?”

Juuri tässä palkka-avoimuus muuttuu esihenkilön näkökulmasta käytännön keskusteluksi. Pelkkä palkkatieto ei enää riitä, vaan esihenkilön pitäisi pystyä avaamaan ymmärrettävästi, millä perusteilla palkka määräytyy ja miten esimerkiksi tehtävän vaativuus, osaaminen, kokemus tai suoriutuminen vaikuttavat palkkatasoon.

Lue lisää siitä, mitä palkka-avoimuusdirektiivi tarkoittaa organisaatioille ja miten siihen voi valmistautua

Miten esihenkilö voi perustella palkkaeron työntekijälle? “Sulla on ihan hyvä palkka” ei riitä

Hyvässä palkkakeskustelussa esihenkilön pitää pystyä perustelemaan, mihin työntekijän palkkataso perustuu. Pesosen mukaan tämä edellyttää valmistautumista ja riittävää faktatietoa: mitkä tekijät vaikuttavat palkan määräytymiseen ja miten ne näkyvät juuri kyseisen työntekijän palkassa?

”Jos sanotaan vain, että sulla on ihan hyvä palkka, niin mistä työntekijä tietää, onko se hyvä?”

Sama pätee tilanteeseen, jossa työntekijä pyytää palkankorotusta. Esihenkilön ei tarvitse olla työntekijän kanssa samaa mieltä, mutta hänen pitäisi pystyä ottamaan kantaa työntekijän esittämiin perusteluihin.

Jos työntekijä perustelee palkkatoivettaan esimerkiksi kasvaneella vastuulla, hyvällä palautteella tai vahvalla suoriutumisella, esihenkilön tehtävä on kertoa, vastaako hänen näkemyksensä työntekijän omaa arviota.

Jos esihenkilö sen sijaan vetoaa vain omiin valtuuksiinsa, HR:ään, omaan esihenkilöönsä tai yleiseen taloustilanteeseen, työntekijälle voi jäädä tunne, ettei hänen kysymykseensä oikeastaan vastattu. Pesosen mukaan juuri kunnollisten perustelujen puute on yksi tavallisista syistä sille, että palkka-asia päätyy myöhemmin HR:n tai luottamusmiehen pöydälle.

Palkkaerolle voi olla hyvä syy ja se pitää pystyä perustelemaan

Kaikki palkkaerot eivät ole perusteettomia. Palkka-avoimuuden lisääntyessä näkyviin voi kuitenkin tulla eroja, joiden taustaa työntekijä ei tunne ja joille hän odottaa esihenkilöltään selitystä.

Pesonen nostaa esimerkiksi monelle organisaatiolle tutun tilanteen. Kun tietynlaisesta osaamisesta on työmarkkinoilla kova pula, uusi työntekijä saatetaan joutua rekrytoimaan korkeammalla palkalla. Pitkään organisaatiossa ollut, kokeneempi työntekijä voi myöhemmin huomata ansaitsevansa vähemmän ja kysyä aivan aiheellisesti, miksi.

“Palkkaero ei itsessään tarkoita, että palkkaus olisi perusteeton. Olennaista on, pystyykö organisaatio selittämään, mistä ero on syntynyt ja miten se huomioidaan palkkakehityksessä pidemmällä aikavälillä. Kyllä ihmiset yleensä ymmärtävät asian, kun erojen syistä puhutaan rehellisesti ja avoimesti”, Pesonen sanoo.

Tämä edellyttää sitä, että perustelut ovat olemassa jo ennen kuin niitä tarvitaan. Pesosen mukaan pohjalla pitäisi olla selkeä palkkausjärjestelmä, jossa tehtävät on luokiteltu ja palkkaan vaikuttavat tekijät määritelty. Palkan perustaso lähtee tehtävästä ja sen vaativuudesta. Sen päälle voivat vaikuttaa esimerkiksi kokemus, osaaminen ja suoriutuminen.

Kehen työntekijän palkkaa pitäisi verrata?

Yksi palkka-avoimuuden käytännön kysymyksistä on se, keihin työntekijän palkkaa pitäisi verrata. Suurissa organisaatioissa kaikki samaan palkkaryhmään kuuluvat eivät välttämättä tee samanlaista työtä. Toisaalta pienemmissä tehtäväryhmissä samaa työtä tekeviä voi olla niin vähän, ettei ryhmästä saada mielekästä vertailutietoa.

Silloin vastaan tulee kysymys samanarvoisesta työstä. Miten esimerkiksi henkilöstöasioiden asiantuntijan ja sovellusasiantuntijan tehtäviä pitäisi verrata keskenään? Työt voivat olla sisällöltään täysin erilaisia, mutta niiden vastuut, vaativuus ja osaamisvaatimukset voivat silti asettua samalle tasolle.

“Kaikki lähtee selkeästä kriteeristöstä. Asian kannattaa olla kunnossa joka tapauksessa, tuli uutta lainsäädäntöä tai ei. Tehtäviä pitää pystyä arvioimaan esimerkiksi niiden vastuiden, vaativuuden ja osaamisvaatimusten perusteella”, Pesonen sanoo.

Selkeä kriteeristö ei poista kaikkia tulkintatilanteita, mutta se antaa esihenkilölle jotain konkreettista, johon keskustelussa tukeutua. Mitä selkeämmin organisaatio on määritellyt palkkauksen periaatteet ja vertailun perusteet, sitä paremmin esihenkilö pystyy avaamaan työntekijälle, mihin hänen saamansa palkkatieto perustuu.

Miten esihenkilön kannattaa toimia, jos hän ei osaa vastata heti?

Kaikkeen ei tarvitse osata vastata heti. Jos tarvittavia tietoja ei ole käytettävissä, parempi vaihtoehto on sanoa se suoraan, luvata selvittää asia ja sopia, milloin keskusteluun palataan.

Palkkakeskusteluun ei aina ehdi valmistautua etukäteen. Työntekijä voi ottaa palkkansa esiin aivan toisen keskustelun yhteydessä, eikä esihenkilöllä välttämättä ole tarvittavia tietoja heti käytössään. Olennaista on, että työntekijä tietää, mitä seuraavaksi tapahtuu.

Erityisen varovainen kannattaa olla lupausten kanssa.

“Turhia lupauksia ei missään nimessä pidä antaa”, Pesonen painottaa.

Jos esihenkilö sanoo olevansa samaa mieltä palkankorotuksesta ja lupaa viedä asian eteenpäin, työntekijälle syntyy helposti odotus lopputuloksesta. Jos sen jälkeen kuluu viikkoja ilman vastausta tai korotus ei toteudukaan, pettymys voi olla suurempi kuin jos tilanteesta olisi alun perin puhuttu realistisesti.

“‘En tiedä vielä’ voi olla paljon parempi vastaus kuin nopeasti annettu kyllä tai ei, kunhan asian selvittämiseen myös palataan”, Pesonen sanoo.

Miten vaikeisiin palkkakeskusteluihin voi valmistautua?

Vaikeita palkkakeskusteluja kannattaa harjoitella ennen kuin tilanne tulee vastaan oikean työntekijän kanssa. Faktojen tunteminen on hyvä lähtökohta keskustelussa, mutta tositilanteessa esihenkilön pitää myös osata kuunnella, perustella oma kantansa, vastata vaikeisiin kysymyksiin ja tunnistaa, milloin vastausta ei kannata antaa heti.

Ensimmäisen työntekijän ei pitäisi olla esihenkilön harjoituskappale.

“Palkka on henkilökohtainen ja usein emotionaalinen aihe. Työntekijä voi tulla keskusteluun pettyneenä, turhautuneena tai vakuuttuneena siitä, että häntä kohdellaan epäoikeudenmukaisesti. Silloin esihenkilön pitää yhtä aikaa kuunnella, ottaa kantaa ja perustella, mutta myös tunnistaa, mitä hän voi sanoa tai luvata ja milloin on parempi palata asiaan myöhemmin”, Pesonen sanoo.

Sama pätee muihinkin vaikeisiin esihenkilötilanteisiin. Pesonen on ollut uransa aikana mukana esimerkiksi muutosneuvotteluihin ja irtisanomisiin liittyvissä keskusteluissa. Kokemus on opettanut, että teoriassa hyvältä kuulostava toimintatapa ei välttämättä toimikaan samalla tavalla, kun vastassa on oikea ihminen ja tilanne on emotionaalisesti latautunut.

Harjoittelussa olennaista ei siis ole vain oikeiden sanojen löytäminen. Sen avulla esihenkilö voi testata, miten oma tieto ja harkinta kantavat silloin, kun keskustelu ei etenekään odotetulla tavalla.

Palkka-avoimuuteen valmistautumisessa ei riitä, että organisaatiolla on tarvittava data ja selkeät prosessit. Myös esihenkilöiden pitää osata soveltaa tietoa käytännössä. Pesosen mukaan vaikeita keskusteluja kannattaakin sparrailla ja harjoitella etukäteen.

“Muuten sinä harjoittelet sitten sen ensimmäisen työntekijän kanssa”, hän muistuttaa.

Lue myös, miten organisaatio voi testata esihenkilöiden toimintavalmiutta palkka-avoimuuteen ennen tositilannetta.

Avoimuus voi vähentää palkkoihin liittyvää epäluuloa

Haasteista huolimatta Pesonen ei näe lisääntyvää palkka-avoimuutta uhkana. Päinvastoin.

Jos palkkauksen perusteet ovat selkeät ja niistä pystytään puhumaan avoimesti, lisääntyvä tieto voi hänen mukaansa vähentää huhuja, spekulointia ja palkkoihin liittyvää kyräilyä. Samalla se voi vahvistaa henkilöstön kokemusta palkkauksen oikeudenmukaisuudesta.

Tämä kuitenkin edellyttää, että palkkauksen perusteet ja käytännöt ovat organisaatiossa kunnossa.

“Tärkein askel yrityksille tässä kohtaa on varmistaa dokumentoitu palkkausjärjestelmä ja suunnitella, miten siitä raportoidaan. Sen rinnalle tarvitaan selkeä käsitys siitä, mitä tietoa henkilöstölle ja henkilöstön edustajille voidaan antaa”, Pesonen summaa.

Harjoittele vaikeita keskusteluja ennen tositilannetta

Vaikeisiin esihenkilökeskusteluihin voi valmistautua myös käytännössä. SeppoQ:n AI-simulaatioissa esihenkilöt voivat harjoitella realistisia palkkakeskusteluja ja muita haastavia tilanteita turvallisesti ennen kuin ne tulevat vastaan oikean työntekijän kanssa.

Simulaatiossa ei testata vain sitä, tietääkö esihenkilö oikean toimintatavan. Esihenkilön pitää soveltaa tietoa keskustelussa, vastata vaikeisiin kysymyksiin, arvioida, miten tilanteessa kannattaa toimia, ja reagoida siihen, miten toinen osapuoli vie keskustelua eteenpäin. Lopuksi hän saa palautetta omasta toiminnastaan.

Samalla organisaatio saa näkyvyyttä siihen, missä esihenkilöiden valmiudet ovat jo vahvoja ja missä tarvitaan lisää tukea tai harjoittelua.

Tutustu tarkemmin SeppoQ:hun →